MANERAS DE OPTIMIZAR EL TIEMPO EN LA OFICINA

Ya sea un empleado, un gerente o el dueño de una pequeña empresa, todo el mundo siente la presión, pero la buena noticia es que implementando estrategias de gestión de tiempo eficaces se puede reducir el estrés y la cantidad de horas que pasa en la oficina. He aquí algunos consejos para hacer más en menos tiempo.

Como las empresas intentan ahorrar dinero al ejecutar más operaciones con menos empleados, es por eso que se les pide más a los que todavía quedan. A mayor demanda debe haber mayor productividad, pero esto también implica más horas de trabajo, y de allí que los empleados se sientan cansados y agotados.

Obedezca la regla 80/20.

 La regla 80/20 dice que el 80 % de sus resultados provienen del 20% de sus esfuerzos. Si puede identificar ese 20 % y enfocarse en el, podrá ser más productivo sin incrementar la carga de trabajo.

Fije objetivos de administración del tiempo.

Recuerde, el foco de la administración del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo. Un buen lugar para comenzar es la eliminación de sus "ladrones de tiempo" personales. Por ejemplo, para la semana que viene, fije el objetivo de no realizar llamadas telefónicas personales mientras está trabajando.

Organícese. 

El tiempo que pierde buscando el archivo correcto o la información de contacto de su cliente puede usarse para ir tachando tareas de su lista de quehaceres. Entonces, invierta primero algunas horas en la organización y haga lo posible para que se mantenga así; le evitará fastidios y pérdida de tiempo.

Delegue y comparta tareas sabiamente. 

Tanto los gerentes como los empleados deben enfocarse en tareas en donde se utilice su potencial. Usted no es un genio en Excel, entonces pídale a un colega que conozca más de hojas de cálculo que realice esta tarea y a cambio usted realice alguna de las tareas de él en las que se sienta más confiado. La utilización de las habilidades correctas de manera adecuada le ahorra tiempo a todos.

Use herramientas para la administración del tiempo. El primer paso es saber dónde está usted parado y planificar adónde desea llegar en el futuro. Puede usar un programa de software como el Outlook, por ejemplo, que le permite programar eventos fácilmente y colocar recordatorios con antelación, facilitándole su manejo del tiempo.

 Póngase plazos estrictos. 

Coloque un temporizador de 60 a 90 minutos, y propóngase terminar un pequeño proyecto sin interrupciones. Durante este tiempo sólo concéntrese en la tarea asignada, no realice varias a la vez (atender el teléfono o responder correo electrónicos, etc...) Se sorprenderá de ver cuanto puede hacer en tan poco tiempo.

 Administre su energía tan bien como su tiempo.

 No esparza proyectos en varios días, si es posible termínelos de una vez en vez de dividirlos en pedazos. Esto hace que su energía se concentre y así ahorra tiempo, también puede mejorar la consistencia del producto terminado.

Llegue temprano. 

Llegar a la oficina una hora antes que los demás puede implicar un gran avance en el día, ya que trabajará sin distracciones hasta que lleguen los demás y el trabajo vuelva a ser como todos los días. Un extra: ¡Quizá se evite la hora pico de la mañana!

 Identifique su "ventana" de productividad.

 Observe su patrón de trabajo y descubra en qué momento es más productivo. Luego tenga en cuenta esas "horas de trabajo óptimas" y utilícelas para realizar el trabajo más dificultoso o desafiante.

 Automatizar y tercerizar. 

Si administra o posee una pequeña empresa, recuerde que hacerlo todo usted mismo no es la opción más rentable. Casi todas las tareas pueden ser automatizadas o tercerizadas, desde los correos, el marketing y el proceso de pago de salarios, entonces investigue sus opciones.

Sepa cuando decir no. 

No se sobrecargue; si bien queremos dejar a todos contentos, no siempre es posible. No se tome la costumbre de aceptar asuntos de último minuto, si puede evitarlo, y respete sus propios límites.

Tenga cuidado con el perfeccionismo. 

¿Es necesario que ese informe semanal que lo leen sólo dos personas tenga gráficos a color tan detallados y márgenes con espaciados perfectos? La mayoría del trabajo de rutina no necesita ser perfecta, entonces pregúntese si su esfuerzo es proporcional al valor de la tarea.

Una vez que comience a poner en práctica estas estrategias, con suerte podrá irse de la oficina más temprano cada día. Comience a trabajar más inteligentemente, no más arduamente.