El efectivo es algo más que monedas y
billetes en el mundo de los negocios. También incluye cheques, transacciones de
tarjetas de crédito y giros postales. Mediante el uso de técnicas de mejores
prácticas para el manejo del efectivo, ayudas a reducir los errores y a
asegurar la rendición de cuentas, incluso si la cantidad de dinero que manejas
es baja. Mediante la creación y la implementación de controles de manejo de
efectivo, puedes crear un proceso eficiente para la gestión de pagos efectuados
y del dinero que recibas.
Responsabilidad del efectivo
Lleva un registro de las personas que tienen acceso al
dinero en efectivo de una empresa y ten en cuenta las responsabilidades de cada
persona que maneja el efectivo. Debes saber dónde está el efectivo de tu
empresa en todo momento y ser capaz de rastrear irregularidades en individuos
específicos. Puedes lograr esto haciendo que cada pago tenga un recibo de caja
expedido y registrado, dando a cada cliente un recibo y documentando todas las
transferencias. Un supervisor siempre debe aprobar transacciones anuladas o
reembolsadas y verificar los depósitos en efectivo.
Separación de deberes
Cuando una o dos personas tienen la responsabilidad de
manejar el efectivo, hay un mayor riesgo de fraude. Al separar las funciones de
manejo de dinero entre varias personas, una sola persona no puede tener control
sobre el proceso de manejo del efectivo. Haz que diferentes individuos
registren los pagos en efectivo en registros contables, reciban dinero,
depositen fondos, reconcilien los pagos en efectivo en los registros contables,
paguen cuentas y confeccionen cheques de pago. Cuando separes los distintos
deberes del manejo de efectivo, cada individuo será responsable ante los demás
en el proceso de dicho manejo.
Reconciliación del efectivo
Cuando tienes prácticas de reconciliación de efectivo
en el lugar, puedes confirmar que los empleados registraron las transacciones
en efectivo correctamente y así tener un sistema de controles y equilibrios.
Como mínimo, debes revisar tus estados de cuenta bancarios contra los recibos de
efectivo y depósitos en forma mensual. Además de registrar los pagos en
efectivo tan pronto como los recibas, cuenta y haz un balance de tus recibos de
efectivo todos los días y compara todos los recibos con las boletas de
depósito. Además de la conciliación mensual prevista de efectivo, lleva a cabo
una verificación sorpresa de los registros contables cada mes.
Seguridad
Siempre que una empresa maneje dinero en efectivo, es
importante mantener el dinero y a los empleados de manera segura. Para proteger
tus activos financieros, siempre verifica los antecedentes de los futuros
empleados antes de extender las ofertas de empleo. Siempre mantén el efectivo
guardado en un lugar seguro y detalla tu política de gestión de efectivo en el
manual del empleado. Limita el número de personas que tengan acceso al dinero
en efectivo a la menor cantidad posible y sólo da contraseñas y combinaciones
al personal autorizado. Cada año, o cada vez que un empleado que maneja
efectivo sale de la empresa, cambia todas las combinaciones y contraseñas.
Siempre que un empleado cuente el efectivo, debe hacerlo en un lugar donde el
público o los clientes no lo puedan ver. Al llevar dinero de un lugar a otro,
para hacer un depósito o si su empresa tiene un campus grande, utiliza el sistema
de compañeros. Siempre minimiza la cantidad de dinero en efectivo de tu negocio
durante la noche para que no sufras una gran pérdida en caso de incendio o
robo.
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